เนื่องจากในปัจจุบัน ในทุก ๆ บริษัทฯ จะมีรายชื่อทั้งลูกค้า คู่ค้า และ ซัพพลายเออร์ที่ต้องติดต่ออยู่มากมาย และบางรายชื่อ หรือบางบริษัท ก็ยังมีบุคคลที่ต้องติดต่อ แยกย่อยไปอีกหลายแผนก ซึ่งแน่นอนว่า เบอร์ติดต่อ และ e-mail address ก็ย่อมแนกต่างกันไปเช่นกัน ดังนั้นเพื่อ ความสะดวก และปลอดภัยในการจัดเก็บ รวมถึงการเรียกหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงอย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลเป็นแบบ Centralized System เข้าที่เครื่อง แม่ข่าย โดยเครื่องลูกข่ายทุกเคืร่องที่มีการเชื่อมต่อไปยังเครื่องแม่ข่ายนั้น สามารถเข้าใช้ข้อมูลผ่านเครื่อง ตนเอง ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ทั้งนี้ จะมีระบบกำหนดสิทธิผู้เข้าใช้งาน เพื่อกำหนดว่า ผู้ใช้แต่ละท่านมีสิทธิในการเข้าใช้เมนูไหนได้บ้าง
จุดเด่นของโปรแกรม
- มีปุ่ม Short-Cut หัวข้อสำคัญที่ใช้งานบ่อย ๆ อยู่ด้านบนของหน้าจอ ซึ่งทำให้ไม่ต้องเข้าไปเลือกหัวข้อจากเมนู
- กำหนดแผนก และ ผู้ใช้งานได้เอง ซึ่งชื่อพนักงานพร้อมรหัส ส่วนนี้จะถูกโยงไปยังส่วนการกำหนดสิทธิเข้าใช้งาน
- สามารถระบุแหล่งที่มา (Data Source) ของข้อมูลพร้อมรหัสได้ด้วยตนเอง
- สามารถกำหนด กลุ่มย่อย (Sub-Group) อีกระดับ เพื่อสะดวกในการสืบค้น
- ในรายละเอียดของ ข้อมูลแต่ละชุด จะมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างละเอียด เช่น ชื่อ นามสกุลบุคคล บริษัท ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เบอร์มือถือ e-mail ฯลฯ เพื่อสะดวกในการใช้งาน
- ในการนำเข้าข้อมูลแล้วนั้น ยังมีตัวช่วยในการตรวจสอบข้อมูลที่ผิดพลาด (Check Error Data) โดยตัวระบบจะช่วยกรองข้อมูลที่ผิดพลาดในส่วนหลัก ๆ เช่น ไม่ใส่ นามสกุล หรือ ชื่อ E-mail ไม่ได้ใส่ (เว้นว่าง) หรือใส่แต่ไม่มีเครื่องหมาย “ @ ” เป็นต้น
- มีรายการที่สามารถเรียกดูสรุปเกี่ยวกับข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ดังกล่าว โดยตัวรายงานจะทำการสรุปแยกตาม แหล่งที่มา ว่าแต่ละแหล่งที่มา มีข้อมูลจำนวนเท่าไร ไม่มีนามสกุลจำนวนเท่าไร ชื่อ e-mail ซ้ำ ว่าง หรือพิมพ์ผิด จำนวนเท่าไร
- มีระบบการนำเข้าข้อมูลจาก Excel ทำให้ลดเวลาในการ พิมพ์ข้อมูลทีละคนเข้าระบบ โดยการนำเข้า สามารถทำเป็นกลุ่ม โดยตัวระบบจะทำการดึงข้อมูลทุกบรรทัดใน Excel ไฟล์นั้น ๆ อย่างครบถ้วนและรวดเร็ว
- มีระบบในการสืบค้นเฉพาะคำ ที่ใช้งานง่าย สะดวก และค้นหาได้อย่างรวดเร็วแม่นยำ
- มีระบบค้นหาพิเศษ โดยสามารถเลือกค้นหา แบบเฉพาะเจาะจง เช่น เพศ คำนำหน้า ชื่อกลุ่มหลัก ชื่อกลุ่มย่อย ซึ่งผลที่ได้ จะแสดงเป็นจำนวนข้อมูลที่พบ จากจำนวนทั้งหมด และยังสามารถเข้าดูรายละเอียดของแต่ละรายชื่อที่ค้นพบได้อีกด้วย
- มีระบบให้ช่วยค้นหาตามช่วงเวลาที่นำเข้าของข้อมูล เช่น ปี เดือน หรือ ช่วงเวลา โดยการหาข้อมูลนั้น สามารถใช้ตัวกรองหลายส่วนร่วมกันในเวลาเดียวกันได้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการค้นหาอย่างเฉพาะเจาะจงที่สุด
- สามารถเลือกส่งออกข้อมูลที่ค้นพบ ทั้งหมด หรือบางส่วนออกไปยัง Excel ได้
- ในตัวระบบสามารถสั่งพิมพ์ สติ๊กเกอร์ ที่อยู่ผู้รับจ่าหน้าซอง (Sticker Label) เพื่อใช้ในการส่งจดหมาย หรือเอกสารอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้ประหยัดเวลาในการพิมพ์รายชื่อ และที่อยู่ จ่าหน้าซองจดหมายทีละคน
- การพิมพ์ที่อยู่ข้างต้น มีให้เลือกสองขนาดคือแบบเล็ก (2×8) ซึ่งจะได้ 16 ดวงต่อกระดาษสติ๊กเกอร์ขนาดมาตราฐาน A4 หรือ แบบใหญ่ (3×8)ซึ่งจะได้ 24 ดวงต่อกระดาษสติ๊กเกอร์ขนาดมาตรฐาน โดยกระดาษสติ๊กเกอร์ดังกล่าว สามารถหาซื้อได้อย่างง่ายดายตามห้างสรรพสินค้า หรือร้านขายเครื่องและส่งพิมพ์ทั่วไป
- มีระบบการสำเนาข้อมูล (Back-up Data) ทำให้สะดวกและง่ายต่อการดูแลรักษาฐานข้อมูลดังกล่าว
- สำหรับเครื่องแม่ข่าย (Server) ใช้ระบบปฏิบัติการ MS Windows Server 2003 / 2008
- ฐานข้อมูล MS SQL Server ตั้งแต่ Version 2000 / 2005 / Express
- เครื่องลูกข่าย (Client) ใช้ระบบปฏิบัติการ MS Windows XP / Windows 7
- ใช้เป็นเครื่อง Stand Alone หรือ เป็นระบบเครือข่าย LAN